壹、服務計劃
2019-20年度的主題是「扶輪連結世界」。
扶輪的服務計畫確實能夠轉變人生和社區。為了達成更多改革性的服務活動,我們必須以嶄新的想法來
檢討我們在社裡應行的任務,以及扶輪在世界應負的責任。我們必須提升公共形象,使用社群媒體強化
社員組織,並吸引協助我們擴展服務的夥伴組織。我們必須專注於更具持久影響的大規模計劃,使用充
分的時間進行調查,並規劃跨越年度及職員任期的計畫。最重要的是,我們必須是導向正面改變的「勵
志領導者」來鼓勵我們的扶輪社和社區, 以及我們的組織,抱著勇氣、創意和樂觀積極接受挑戰。
正如保羅・哈理斯所說:「扶輪是和平世界的縮影,是各國大可仿效的榜樣。」對我來說,扶輪不僅是個
榜樣,而是勵志領導者。扶輪將可能性顯示給我們,激勵我們成全可能性,並給予我們應採的行動路徑,
使我們能成為世界的「勵志領導者」。
貳、理事會工作宗旨
一、充做扶輪社的預算或財務委員會。
(一)編列預算,以提供每個委員會與扶輪社活動所需的實際經費。
(二)審查所有未列入預算的支出。
二、確定可能成為社員的人士,符合資格並能持有一職業分類。
三、在30天內,透過扶輪社秘書,告知新社員推薦人,有關新社員合格與否的決定。
四、檢查社的計劃與政策,俾使其有效推行。
五、思考促進扶輪宗旨的其他方法。
六、評估社區與世界現有趨勢,並評估本社應如何達成與上述趨勢有關之目標。
參、社長服務原則 社長:曾漢長
一、維持及增加社員人數。
二、成功辦理因應其社區與其他國家社區之需求的服務計劃。
三、透過參與計劃及捐獻支持扶輪基金會。
四、培養能夠在扶輪社階層以上,服務扶輪的領導人。
五、嚴格推行預算制度,力求社友負擔平均、搏節開支。
六、加強友社及社友間之聯誼,做好服務工作。
七、完成扶輪宗旨,達成四大考驗之目的。
肆、秘書、會計、糾察工作
一、秘書工作 秘書:劉慶庭
(一)日常工作:
1.置專任幹事壹名,協助秘書處理日常社務及幫忙各委員會處理事務。
2.整理上屆( 第41屆) 文件及記錄分類歸檔。
3.收發本社有關文書( 本屆文號為基東社 銘 字第00 號) ,並登錄存檔。
4.對社內行文以秘書名義, 對外以社長名義行之。
5.社內各項開支預先編製申報單經社長、秘書及各委員會主委會同審核。
6.社內各項費用收支之審核, 成立審核小組, 組員包括社長、社長當選人、副社長、秘書、會計共
同審核內各項支出。
7.其他總務性工作。
(二)秘書應行處理之各項報告:
1.對國際扶輪社:
(1)報告社員人數(七月及一月上句)副本應抄送區總監。
(2)報告新職員名單( 四月) 副本抄送區總監。
(3)社友移動及新社友入社、住址、服務地點、職業分類變更之報告, 副本抄送區總監。
(4)寄送上一屆社刊合訂本。
(5)繳交總社會費及其他應交費用( 七月及一月) 。
2.對區總監:
(1) 每月五日以前用R ﹒I 規定表格報告上月份出席率。
(2) 七月二日報告新職員就職。
(3) 區總監公式訪問時, 報告社友之職業分類名冊。
(4) 每期寄送社刊二份, 並另寄一份予助理總監。
3. 對扶輪月刊委員會:
(1)每個月轉繳社友之訂閱費用。
(2) 月刊投稿稿件及有關活動照片之寄送。
(3) 寄送社刊二份。
4. 對三四九O 地區各社:
(1) 七月二日新職員之就職通知。
(2) 變更例會日期、時間、地點之通知。
(3) 交換用社刊之寄發。
(4) 其他資料之寄發。
5. 對姊妹社及兄弟社:
寄存社刊各一份至日本神戶垂水、八代南及台北百合社,
授證前二週要寄賀卡祝賀。
6. 對社內各社友:
(1) 印發有關會議記錄、報告及通知。
(2) 例會中擔任社務報告及聯絡有關事項。
(3)社友之喜慶婚喪代送賀儀,並擔任聯絡工作,對缺席例會之社員,會後隨即寄送該次例會發行
之社刊及有關文件。
(三)辦理例會及其他集會註冊工作:
1.對來訪之友社社友:
(1)發給出席本社例會之出席證明卡( 由聯誼主委協辦) 。
(2) 對本社例會日期、地點變更未及通知而前來補出席之友社社友,應給予出席證明。
2. 其他:
(1) 七月之首次例會應簽發社員證。
(2) 為保持扶輪社之信譽,對發給社外人士之一切證明,應經理事會通過後,慎予處理。
(四)交際工作:
1. 友社社慶:發賀函或贈送花籃或禮金並派代表出席(依慣例辦理)。
2. 社友問之婚喪喜慶,除聯絡全體社友,並在社刊上刊登故事外, 其他依照社友應酬公約辨理。
3. 例會來社演講禮物之準備。
4. 對社區之有關活動的送禮物或贊助( 提請理事會決定後行之)。
(五)記錄工作:
1. 將例會花絮登在社刊上,並向扶輪月刊投稿。
2. 督導幹事整理社友社籍及理事會會議記錄。
3. 督導幹事擔任社內各種會議之記錄工作。
(六)其他事項:
1. 與社長密切合作,按本年度之各委員會之工作計劃表督促進行。
2. 執行社長、理事會與涉及社務行政會議委辦事項。
3. 執行理事會通過之決議案。
4. 編製社內大事記。
5. 編製年度收支預算表。
6. 編製本社內財產目錄。
二、會計工作會計: 周勝傑
保管並監督財務及帳冊,辦理經費的收支,準備財務報告,負責編列預算,辨理其他屬於會計的任務。
(一)日常工作:
1.金錢之收入及支票等之保管,一律由會計負責處理。
2. 本社之收入悉數繳存銀行存款。
3. 除零用金( 參萬元) 外支付皆以支票付出。
4. 受款人之名稱如確定時,支票皆以抬頭劃線交付。
5. 領款人之印鑑用社長、秘書、會計三個印鑑。
(二)與社友聯繫:
1.每月底應作成收支報告表,送交次月份理事會審查後,由秘書處附理事會記錄,一併報告,併登載
社刊。
2.每月初通知各社友,該月份應繳款項、名目及金額, 包括至上月底未繳款項之金額。
3.社友應繳款項超過當期應繳期限時,由會計發出催繳之通知。
(三)預算之執行:
1. 建立預算制度,嚴格控制預算。
2. 預算內之開支,經理事會通過者,可按時執行辦理。
3. 開源節流,維持收支平衡。
4. 搏節開支,減輕社友負擔。
5. 預算外之款項,應提交理事會討論後辦理。
(四)帳目之核對及負責:
1. 請秘書負責社費、餐費、特別開會費、特捐等收入。
2. 請糾察負責核對一般捐款及拍賣收入。
3. 請五大服務主委負責節制,各所屬服務經費之支出。
4. 請秘書負責節制辦事經費之支出。
5. 社友如發現會計上,有不對時,請儘速向會計或秘書提出糾正。
6. 財務之年度稽查,由理事會或理事另聘專家為之。
(五)編製報表:
編製年度收入預算表。(如附表一)
編製年度支出預算表。(如附表二)
三、糾察工作 糾察:白明順
維持例會秩序,以友誼及互相尊重為基礎,維持例會良好氣氛。
(一)每次例會收入,皆記入傳票交糾察及秘書簽名後,交會計入銀行。
(二)執行捐款及拍賣工作