社長秘書幹事守則

壹、社長服務原則

   一、維持及增加社員人數。
   二、成功辦理因應其社區與其他國家社區之需求的服務計劃。
   三、透過參與計劃及捐獻支持扶輪基金會。
   四、培養能夠在扶輪社階層以上,服務扶輪的領導人。
   五、嚴格推行預算制度,力求社友負擔平均、搏節開支。
   六、加強友社及社友間之聯誼,做好服務工作。
   七、完成扶輪宗旨,達成四大考驗之目的。

 

貳、秘書工作 

  (一)日常工作:       
     1.置專任幹事壹名,協助秘書處理日常社務及幫忙各委員會處理事務。
     2.整理上屆( 第41屆) 文件及記錄分類歸檔。

     3.收發本社有關文書( 本屆文號為基東社 文 字第00 號) ,並登錄存檔。

     4.對社內行文以秘書名義, 對外以社長名義行之。

     5.社內各項開支預先編製申報單經社長、秘書及各委員會主委會同審核。

     6.社內各項費用收支之審核, 成立審核小組, 組員包括社長、社長當選人、副社長、秘書、會計共同審核

         社內各項支出。

     7.其他總務性工作。

   (二)秘書應行處理之各項報告:
     1. 對國際扶輪社:
           (1)報告社員人數(七月及一月上句)副本應抄送區總監。
           (2)報告新職員名單(四月) 副本抄送區總監。
           (3)社友移動及新社友入社、住址、服務地點、職業分類變更之報告,副本抄送區總監。
           (4)寄送上一屆社刊合訂本。
           (5)繳交總社會費及其他應交費用(七月及一月)。
       2. 對區總監:
           (1)每月五日以前用R﹒I 規定表格報告上月份出席率。
           (2)七月二日報告新職員就職。
           (3)區總監公式訪問時, 報告社友之職業分類名冊。
           (4)每期寄送社刊二份, 並另寄一份予助理總監。
       3. 對扶輪月刊委員會:
           (1)每個月轉繳社友之訂閱費用。
           (2)月刊投稿稿件及有關活動照片之寄送。
           (3)寄送社刊二份。
       4. 對三四九O 地區各社:
           (1)七月二日新職員之就職通知。
           (2)變更例會日期、時間、地點之通知。
           (3)交換用社刊之寄發。
           (4)其他資料之寄發。
       5. 對姊妹社及兄弟社:
            寄存社刊各一份至日本神戶垂水、八代南及台北百合社,授證前二週要寄賀卡祝賀。
       6. 對社內各社友:
           (1)印發有關會議記錄、報告及通知。
           (2)例會中擔任社務報告及聯絡有關事項。
           (3)社友之喜慶婚喪代送賀儀,並擔任聯絡工作,對缺席例會之社員,會後隨即寄送該次例會發行之社
                刊及有關文件。

    (三)辦理例會及其他集會註冊工作:
       1.對來訪之友社社友:
           (1)發給出席本社例會之出席證明卡( 由聯誼主委協辦) 。
           (2)對本社例會日期、地點變更未及通知而前來補出席之友社社友,應給予出席證明。
       2. 其他:
           (1)七月之首次例會應簽發社員證。
           (2)為保持扶輪社之信譽,對發給社外人士之一切證明,應經理事會通過後,慎予處理。

    (四)交際工作:
      1. 友社社慶:發賀函或贈送花籃或禮金並派代表出席(依慣例辦理)。
      2. 社友問之婚喪喜慶,除聯絡全體社友,並在社刊上刊登故事外, 其他依照社友應酬公約辨理。
      3. 例會來社演講禮物之準備。
      4. 對社區之有關活動的送禮物或贊助( 提請理事會決定後行之)。

    (五)記錄工作:
      1. 將例會花絮登在社刊上,並向扶輪月刊投稿。
      2. 督導幹事整理社友社籍及理事會會議記錄。
      3. 督導幹事擔任社內各種會議之記錄工作。

    (六)其他事項:
      1. 與社長密切合作,按本年度之各委員會之工作計劃表督促進行。
      2. 執行社長、理事會與涉及社務行政會議委辦事項。
      3. 執行理事會通過之決議案。
      4. 編製社內大事記。
      5. 編製年度收支預算表。
      6. 編製本社內財產目錄。

 

参、幹事工作原則

      “兵隨將轉” 是職場的常態,每位社長都有自己的領導風格,幹事小姐必需清楚自己的角色定位與職責,嚴

      守分際,為基隆東區扶輪社提供最好的服務!

 

要求如下:

 

   1. 提供以往的範例,給社友們做參考,是應有的基本工作態度要求,不要有 ”專業的傲慢”!
   2. 注意言行、態度,是否會 ”以下犯上,喧賓奪主”!
   3. 幫當局匯集資料,提供最佳的後援,不得加入個人意見,與會參加討論!
   4. 做事的態度,不是有做就可以,而是要把它做好,不得便宜行事!
   5. 任何會議及訪行前的硬體準備,要仔細檢查,如紅布條、社旗、麥克風…等等,不要在會議進行中及訪行
        途中,才知沒有準備好!
   6. 福利是用表現來獲取的,不是理所當然!表現良好,社長才會在理事會提出!行程中,幹事小姐需幫忙清
        點人數及探詢社友是否有其他需要協助的地方!
   7. 社裡的任何資產,請愛惜之!例如數位相機,一台要價1~2萬,折損率太高了!
   8. 不得有自作主張,越權之行為!除了購買日常生活用品,添購社裡的任何資產,必需事先報備社長,由社
        長於理事會會議中提出或追認之!